Nota del Capo del Dipartimento del 5 giugno 2024 - Emergenza Maltempo Emilia-Romagna, OCDPC n. 997 del 24 maggio 2023. Avvio procedura di rendicontazione e rimborso delle spese sostenute

Si fa riferimento all’emergenza di cui all’oggetto e alla corrispondenza a margine segnata, con la quale lo scrivente Dipartimento ha richiesto a codesta Associazione Nazionale di trasmettere la ricognizione degli oneri finanziari riferiti all’attività e agli interventi posti in essere nel periodo 1° maggio-4 giugno 2023 e i piani di impiego contenenti la programmazione delle attività e la quantificazione dei fabbisogni per il periodo 5 giugno-31 luglio 2023.

In via preliminare, si rappresenta che, a seguito di istanza di attivazione del Fondo di Solidarietà dell’Unione europea (FSUE) presentata da questo Dipartimento, in data 13 novembre 2023 la Commissione europea ha concesso all’Italia, sottoforma di anticipo, un primo contributo di euro 94.708.385,00 per finanziare operazioni essenziali di emergenza e recupero, pari al 25% delle somme del contributo da erogarsi ai sensi di quanto previsto dall’art. 4 bis, comma 2, del Regolamento FSUE.

Pertanto, a seguito dell’avvenuta approvazione dei piani di impiego, si forniscono di seguito una serie di indicazioni operative volte ad avviare la fase di rendicontazione degli oneri sostenuti nel periodo di eleggibilità (1° maggio-31 luglio 2023), in conformità a quanto comunicato nella suddetta fase di ricognizione.

In particolare, si precisa che:

• potranno essere riconosciute spese sostenute all’interno del periodo di ammissibilità (ossia, a partire dal 1° maggio 2023 e sino al 31 luglio 2023, ai sensi di quanto previsto dall’art. 1, comma 3, lett. b) del DPCM 11 agosto 2023);
• potranno essere rendicontate unicamente le spese che presentino uno stretto nesso di causalità con l’evento emergenziale in atto;
• dovrà essere fornita espressa assicurazione in ordine alla circostanza che le spese rendicontate non siano già state oggetto di rimborso attraverso altri strumenti di finanziamento dell’Unione europea (divieto del “doppio finanziamento”), con particolare riguardo alla misura recentemente inserita nella revisione del PNRR;
• l’imposta sul valore aggiunto (IVA) non costituisce una spesa ammissibile, tranne qualora non sia recuperabile a norma della legislazione nazionale sull’IVA (vale a dire se il beneficiario effettivamente deve pagare l'IVA) e dovrà, quindi, essere indicata con separata evidenza, trovando capienza nelle risorse nazionali, ma non in quelle derivanti dal FSUE.

Nel caso di ricevute e scontrini che non consentano di dare un’evidenza separata al pagamento dell’IVA, la rendicontazione di suddetta imposta andrà effettuata secondo altra modalità di rappresentazione, specificata nelle Linee Guida per la compilazione della modulistica fornita da questo Dipartimento.

Ciò premesso, le spese sostenute dovranno essere rendicontate mediante l’utilizzo della modulistica allegata alla presente (All. 1), resa disponibile in formato Excel editabile, unitamente alle Linee guida per la relativa compilazione (All. 2), sul sito internet www.protezionecivile.gov.it. 

La suddetta modulistica dovrà essere debitamente compilata in ogni sua parte dall’Ente/Amministrazione che ha direttamente sostenuto la spesa.  I medesimi Enti dovranno trattenere agli atti gli originali della documentazione giustificativa (contratti, convenzioni, fatture, scontrini, ricevute, titoli di pagamento e quietanze), riferibile a ciascun ordinativo di spesa e ricompresa nel fascicolo istruttorio. L’intera documentazione, redatta e sottoscritta dall’Ente che ha sostenuto la spesa, dovrà essere accompagnata da una dichiarazione del responsabile dell’Ente/Amministrazione attestante che le prestazioni rendicontate sono state autorizzate ed effettivamente rese in relazione al contesto emergenziale e che le stesse non risultano rendicontate mediante altre procedure previste e dovrà essere inviata a codesta Associazione Nazionale che ne curerà l’istruttoria, verificando la completezza della predetta documentazione e richiedendo, se necessario, eventuali integrazioni.

Si rammenta che l’obbligo di conservazione della documentazione ricade sugli Enti/Amministrazioni, mentre codesta Associazione Nazionale conserverà copia della documentazione.

All’esito delle verifiche di completezza della documentazione giustificativa ed acquisita l’attestazione da parte del Responsabile dell’Ente rispetto alla conformità al quadro normativo emergenziale (controlli amministrativo-contabili, finanziari e qualitativi), l’Associazione Nazionale Comuni Italiani (ANCI) provvederà all’inoltro delle schede allo scrivente Dipartimento, unitamente ad una nota recante, in via riepilogativa l’elenco delle Amministrazioni cui si riferiscono le schede inviate, l’importo di ciascuna ed il totale rendicontato.

La suddetta nota, unitamente alle dichiarazioni dei responsabili degli Enti/Amministrazioni relative alle prestazioni rendicontate e alle relative schede, dovranno essere inviate in formato pdf all’indirizzo di posta elettronica certificata dello scrivente Dipartimento - protezionecivile@pec.governo.it - mentre i file in formato Excel delle tabelle, accompagnati da una copia della nota e delle attestazioni trasmesse via PEC, dovranno essere trasmessi all’indirizzo di posta elettronica rimborsi.alluvione_er2023@protezionecivile.it, cui potranno essere altresì inoltrate le richieste di chiarimento e/o eventuali quesiti specifici in tema di rendicontazione della spesa.

Una volta espletate le pertinenti verifiche, il Dipartimento provvederà a rendere disponibili le somme dovute o, se necessario, avvierà le debite interlocuzioni volte ad acquisire ulteriori elementi del caso.

Ciò posto, nell’ottica di garantire la migliore organizzazione possibile dell’intera procedura descritta, si ritiene necessario che codesta Associazione Nazionale provveda - quanto prima - all’individuazione di un referente del processo di rendicontazione nel suo complesso, che sarà comunicato allo scrivente Dipartimento per le interlocuzioni necessarie.

Si invita, pertanto, codesta Associazione ad estendere la presente nota agli Enti locali che hanno sostenuto oneri per il superamento della situazione emergenziale, al fine di dare seguito agli adempimenti di rispettiva competenza.

Si ringrazia per la collaborazione.

IL CAPO DEL DIPARTIMENTO DELLA PROTEZIONE CIVILE
Fabrizio Curcio