Circolare del 29 ottobre 2018 - Procedura di rendicontazione e rimborso delle spese sostenute per interventi di edilizia scolastica.

Eventi sismici che hanno colpito i territori delle Regioni Abruzzo, Lazio, Marche e Umbria a partire dal 24 agosto 2016. Ordinanza del 18 agosto 2017, n. 475. Procedura di rendicontazione e rimborso delle spese sostenute per interventi di edilizia scolastica. 

Con riferimento alla corrispondenza a margine segnata, si comunica che, in attuazione di quanto disposto dall’art. 2, comma 2, dell’ ordinanza del Capo del Dipartimento della Protezione Civile n. 475 del 18 agosto 2017, è stato disposto l’ordine di accreditamento dell’importo di € 4.224.502,77 – per gli interventi previsti dal piano stralcio per interventi di edilizia scolastica presentato con nota prot. n. 24594 del 23 agosto 2018.
Come anticipato con nota prot. n. DPC/TERAG_SM/51326 del 11 settembre 2018, si forniscono di seguito le indicazioni operative in ordine alle modalità di rendicontazione delle spese sostenute per le attività poste in essere in relazione all’emergenza in rassegna.
Al fine di assicurare la necessaria uniformità e trasparenza del processo di rimborso e rendere agevole la trasmissione dei dati, le spese dovranno essere rendicontate mediante l’utilizzo dell’apposita scheda resa anche disponibile in formato excel editabile sul sito www.protezionecivile.gov.it ed allegata alla presente. 
Le schede dovranno essere compilate a cura dell’Amministrazione che ha commissionato e direttamente sostenuta la spesa (Comune, Provincia) che, quale soggetto responsabile avrà l’onere di trattenere agli atti gli originali della documentazione giustificativa (determine, contratti, convenzioni, fatture, scontrini, ricevute, mandati di pagamento e quietanze) ricompresa nel fascicolo istruttorio relativo a ciascun provvedimento di liquidazione.
L’intero fascicolo dovrà altresì essere conservato anche in formato pdf (incluse le versioni elettroniche di documenti originali o di documenti esistenti solo in versione elettronica) al fine di renderne possibile la relativa esibizione in qualsiasi momento su richiesta degli organi di controllo nazionali e/o comunitari, nell’ambito delle specifiche procedure previste, in particolare, per l’impiego del Fondo di Solidarietà (FSUE). 
Ai fini dell’immediata tracciabilità, sulla medesima documentazione dovrà essere indicata la dicitura “Eventi sismici Centro Italia - FSUE”, da cui risulterà che la stessa è stata oggetto di rendicontazione a valere sul predetto Fondo.
Qualora la predetta documentazione fosse stata emessa in formato elettronico è sufficiente che la medesima contenga tale dicitura nel testo (ad esempio nella causale). Per la documentazione già emessa in formato elettronico, ma priva di tale dicitura, si potrà allegare una dichiarazione sostitutiva, ai sensi dell’articolo 47 del D.P.R. n. 445/2000, nella quale il Sindaco attesti che le fatture in elenco sono state oggetto di rimborso da parte del Fondo “Eventi sismici Centro Italia - FSUE”. 
L’intera modulistica, debitamente compilata e sottoscritta dai Comuni/Province (Responsabili della Spesa), dovrà essere inviata a codesto Ministero che, dopo aver verificato la completezza della documentazione giustificativa e la conformità della stessa al quadro normativo emergenziale vigente, ne predisporrà l’inoltro allo scrivente Dipartimento unitamente ad una nota di accompagno contenente, in via riepilogativa, l’elenco degli Enti a cui si riferiscono le schede e l’importo totale rendicontato con l’attestazione che le prestazioni di cui trattasi sono state autorizzate ed effettivamente rese in relazione al contesto emergenziale.
La predetta nota dovrà essere inviata all’indirizzo di posta elettronica certificata dello scrivente Dipartimento protezionecivile@pec.governo.it, mentre i file excel editabili delle tabelle dovranno essere trasmessi all’indirizzo di posta elettronica rimborsi.terag@protezionecivile.it. 
Al medesimo indirizzo potranno essere inoltrate altresì le richieste di chiarimento e/o eventuali quesiti specifici in tema di rendicontazione della spesa. 
Tutto ciò premesso, al fine di assicurare la necessaria diffusione delle corrette modalità di rendicontazione della spesa, codesta Amministrazione in indirizzo è tenuta a diramare tempestivamente il contenuto della presente nota agli Enti locali territoriali coinvolti negli interventi previsti dal piano stralcio in oggetto verificandone l’effettivo ricevimento, integrando anche quanto già comunicato al Comune di Pizzoli (nota prot. n. 25900 del 25.09.18) ed alla Provincia di Fermo (prot. U. n. 25904 del 25.09.2018) con la richiesta di acquisizione della quietanza di pagamento, relativamente a ciascun ordinativo di pagamento.
Da ultimo, si rammenta che il Regolamento di attuazione del Fondo di Solidarietà dell’Unione Europea (FSUE), prevede che il contributo venga utilizzato entro 18 mesi a decorrere dalla data in cui la Commissione ha erogato l’intero importo, ovvero entro il termine del 6 maggio 2019.
Conseguentemente, sarà cura di codesto Soggetto attuatore monitorare lo stato di avanzamento lavori e la liquidazione delle spese effettivamente sostenute dagli Enti entro la data suindicata al fine di completare nei tempi prescritti le dovute procedure di rendicontazione.

IL CAPO DEL DIPARTIMENTO
Angelo Borrelli

IL RESPONSABILE DELL’UNITA’ OPERATIVA
PER IL SUPPORTO ALLA RENDICONTAZIONE
ROBERTO B.M.GIAROLA