Circolare del Capo del Dipartimento del 10 agosto 2022 - Emergenza Ucraina OCDPC n. 872/2022. Assistenza alla popolazione ed altre attività di protezione civile. Avvio procedura di rendicontazione e rimborso delle spese sostenute
Si fa riferimento alle attività poste in essere da codesti Commissari delegati/Presidenti delle Province Autonome – di cui all’OCDPC n. 872 del 04 marzo 2022, in relazione all’emergenza di cui all’oggetto.
Al riguardo, nel richiamare quanto anticipato con la Circolare UCRAINA/0018056 del 27 aprile 2022 relativa alle tipologie di spese ammissibili, si forniscono le indicazioni operative in ordine all’avvio della procedura di rendicontazione degli oneri sostenuti per il superamento della situazione emergenziale di cui trattasi, con la preliminare avvertenza che le stesse sono da adottarsi solo per le spese sostenute in relazione alle attività di assistenza ed accoglienza prestate sul territorio italiano.
Ciascun Commissario delegato/Presidente della Provincia Autonoma, avrà cura di raccogliere i dati riferiti alle spese dirette e di quelle sostenute da altre Amministrazioni o Enti, ricompresi nel territorio regionale e coinvolti nelle attività volte al superamento della situazione emergenziale.
Al fine di assicurare la necessaria trasparenza ed uniformità del processo, la rappresentazione delle spese deve avvenire mediante l’utilizzo della modulistica allegata alla presente solo a fini illustrativi (All.1), resa disponibile in formato excel editabile unitamente alle Linee guida per la relativa compilazione (All.2), sul sito internet www.protezionecivile.gov.it.
La documentazione è articolata in 2 sezioni:
- Sez. A riepilogativa dei dati del Soggetto responsabile della spesa e delle spese sostenute suddivise per tipologia;
- Sez. B recante informazioni di sintesi degli oneri complessivamente sostenuti per le specifiche tipologie di spesa composta da n. 2 schede distinte (forniture e servizi e spese del personale).
La modulistica sopra descritta deve essere debitamente compilata in ogni sua parte dalla struttura commissariale, che avrà cura di riportare anche le spese degli Enti di cui è territorialmente competente. Quest’ultimi dovranno trattenere agli atti gli originali della documentazione giustificativa (contratti, convenzioni, fatture, scontrini, ricevute, titoli di pagamento e quietanze), ricompresa nel fascicolo istruttorio relativo a ciascun ordinativo di spesa.
L’intero fascicolo dovrà essere conservato anche in formato pdf (incluse le versioni elettroniche di documenti originali o di documenti esistenti solo in versione elettronica) al fine di renderne possibile la relativa esibizione in qualsiasi momento su richiesta degli organi di controllo nazionali e/o comunitari, nell’ambito delle specifiche procedure previste per l’impiego di fondi emergenziali.
All’esito delle verifiche di completezza della documentazione giustificativa ed accertata la conformità al quadro normativo emergenziale (controlli ammnistrativo -contabili, finanziari e qualitativi), la struttura del Commissario delegato/Presidente della Provincia Autonoma predisporrà l’inoltro delle schede allo scrivente Dipartimento, unitamente ad una nota recante, in via riepilogativa l’elenco delle Amministrazioni cui si riferiscono le schede inviate, l’importo di ciascuna ed il totale rendicontato.
La nota riepilogativa e le schede dovranno essere inviate in formato pdf all’indirizzo di posta elettronica certificata dello scrivente Dipartimento - protezionecivile@pec.governo.it -, mentre i file in formato Excel delle tabelle, accompagnati da un copia della nota trasmessa via PEC, dovranno essere trasmessi all’indirizzo di posta elettronica rimborsi.ucraina@protezionecivile.it, cui potranno essere altresì inoltrate le richieste di chiarimento e/o eventuali quesiti specifici in tema di rendicontazione della spesa.
Una volta espletate le pertinenti verifiche, il Dipartimento provvederà a rendere disponibili le somme dovute o, se necessario, avvierà, per il tramite del referente regionale unico, specifiche interlocuzioni volte ad acquisire ulteriori elementi del caso.
Al fine di agevolare i flussi finanziari relativi all’emergenza in corso ed assicurare una disponibilità di cassa ai Commissari delegati/ Presidenti delle Province Autonome, lo scrivente Dipartimento, provvederà a trasferire, in via di anticipazione - a seguito di motivata specifica richiesta - ulteriori risorse a copertura delle spese sostenute.
L’avvio del processo di rendicontazione consentirà allo scrivente Dipartimento la rappresentazione - in formato tabellare - dei dati di rendiconto via via assentiti, con l’obiettivo di provvedere al razionale impiego delle risorse stanziate e monitorare il dato della spesa effettiva al fine di una stima sempre più precisa dei fabbisogni residui.
Sulla base di quanto esposto, stante la complessità e delicatezza delle attività che vedranno impegnati gli apparati amministrativo-contabili nei prossimi mesi, sulla scorta di pregresse esperienze, si ritiene necessario che ciascun Commissario delegato/ Presidente della Provincia Autonoma provveda - quanto prima - all’individuazione di un referente regionale unico, responsabile del processo di rendicontazione nel suo complesso, che dovrà essere tempestivamente comunicato allo scrivente Dipartimento affinché possa provvedere a prendere contatti per la migliore organizzazione dell’intera procedura.
Codeste Regioni e Province Autonome sono invitate ad informare e condividere la presente nota con le altre Amministrazioni e/o Enti che hanno sostenuto oneri per il superamento della situazione emergenziale, al fine di dare seguito agli adempimenti di rispettiva competenza.
Si ringrazia per la collaborazione.
IL CAPO DIPARTIMENTO
Fabrizio Curcio