Nota del Capo Dipartimento del 23 luglio 2024- Emergenza maltempo Emilia-Romagna, avvio procedura di rendicontazione e rimborso delle spese sostenute Colonne mobili regionali

Si fa riferimento all’emergenza di cui all’oggetto e alla corrispondenza a margine segnata, con la quale lo scrivente Dipartimento ha richiesto alle Regioni e Province Autonome per il tramite di codesta  Commissione di trasmettere la ricognizione degli oneri finanziari riferiti all’attività e agli interventi posti in essere nel periodo 1° maggio-4 giugno 2023 e i piani di impiego contenenti la programmazione delle attività e la quantificazione dei fabbisogni per il periodo 5 giugno-31 luglio 2023.

In via preliminare, si rammenta che, a seguito di istanza di attivazione del Fondo di Solidarietà dell’Unione europea (FSUE) presentata da questo Dipartimento, in data 13 novembre 2023, la Commissione europea ha concesso all’Italia, una prima anticipazione di euro 94.708.385,00 per finanziare operazioni essenziali di emergenza e recupero, pari al 25% del contributo complessivamente riconosciuto, ai sensi di quanto previsto dall’art. 4 bis, comma 2, del Regolamento FSUE.

Pertanto, si forniscono di seguito una serie di indicazioni operative per la rendicontazione degli oneri sostenuti nel periodo di eleggibilità (1° maggio-31 luglio 2023), in conformità a quanto comunicato nella suddetta fase di ricognizione.

In particolare, si precisa che:

▪ potranno essere riconosciute spese sostenute all’interno del periodo di ammissibilità (ossia, a partire dal 1° maggio 2023 e sino al 31 luglio 2023, ai sensi di quanto previsto dall’art. 1, comma 3, lett. b) del DPCM 11 agosto 2023);
▪ potranno essere rendicontate unicamente le spese che presentino uno stretto nesso di causalità con l’evento emergenziale in atto;
▪ dovrà essere fornita espressa assicurazione in ordine alla circostanza che le spese rendicontate non siano già state oggetto di rimborso attraverso altri strumenti di finanziamento dell’Unione europea (divieto del “doppio finanziamento”), con particolare riguardo alla misura recentemente inserita nella revisione del PNRR;
▪ l’imposta sul valore aggiunto (IVA) non costituisce una spesa ammissibile, tranne qualora non sia recuperabile a norma della legislazione nazionale sull’IVA (vale a dire se il beneficiario effettivamente deve pagare l'IVA) e dovrà, quindi, essere indicata con separata evidenza, trovando capienza nelle risorse nazionali, ma non in quelle derivanti dal FSUE;

Ciò premesso, le spese sostenute dovranno essere rendicontate mediante l’utilizzo della modulistica allegata alla presente (All. 1), resa disponibile in formato Excel editabile, unitamente alle Linee guida per la relativa compilazione (All. 2), sul sito internet www.protezionecivile.gov.it.   

La suddetta modulistica dovrà essere debitamente compilata in ogni sua parte dall’Amministrazione che ha direttamente sostenuto la spesa, che dovrà altresì trattenere agli atti gli originali della documentazione giustificativa (contratti, convenzioni, fatture, scontrini, ricevute, titoli di pagamento e quietanze), riferibile a ciascun ordinativo di spesa e ricompresa nel fascicolo istruttorio.

Con specifico riferimento alle spese di volontariato di cui agli artt. 39 e 40 del decreto legislativo n. 1/2018, si precisa che la relativa rendicontazione dovrà avvenire secondo le procedure ordinarie, già note.

Una volta compilata integralmente la modulistica di cui sopra, dovrà provvedersi al consolidamento e conservazione dell’intera documentazione di cui sopra anche in formato pdf (incluse le versioni elettroniche di documenti originali o di documenti esistenti solo in versione elettronica), al fine di renderne possibile la relativa esibizione in qualsiasi momento su richiesta degli organi di controllo nazionali e/o comunitari, nell’ambito delle specifiche procedure previste per l’impiego di fondi emergenziali.

A tale riguardo, ai fini dell’immediata tracciabilità, su tutta la documentazione di spesa (fatture, mandati di pagamento, etc.) dovrà essere riportata la dicitura “Emergenza Maltempo Emilia-Romagna – FSUE”, da cui risulterà che la stessa è stata oggetto di rendicontazione a valere sul predetto Fondo.

All’esito delle verifiche di completezza della documentazione giustificativa ed accertata la conformità al quadro normativo emergenziale (controlli amministrativo-contabili, finanziari e qualitativi), ciascuna Regione provvederà all’inoltro delle schede allo scrivente Dipartimento, unitamente ad una nota recante, in via riepilogativa l’elenco delle Amministrazioni cui si riferiscono le schede inviate, l’importo di ciascuna ed il totale rendicontato.

La nota riepilogativa dovrà essere inoltre corredata dall’attestazione che le prestazioni sono state autorizzate ed effettivamente rese in relazione al contesto emergenziale in parola (e che le stesse non risultano rendicontate mediante le altre procedure previste).

La suddetta nota e le schede dovranno essere inviate in formato pdf all’indirizzo di posta elettronica certificata dello scrivente Dipartimento - protezionecivile@pec.governo.it - mentre i file in formato Excel delle tabelle, accompagnati da un copia della nota trasmessa via PEC, dovranno essere trasmessi all’indirizzo di posta elettronica rimborsi.alluvione_er2023@protezionecivile.it, cui potranno essere altresì inoltrate le richieste di chiarimento e/o eventuali quesiti specifici in tema di rendicontazione della spesa.

Una volta espletate le pertinenti verifiche, il Dipartimento provvederà a rendere disponibili le somme dovute o, se necessario, avvierà le debite interlocuzioni volte ad acquisire ulteriori elementi del caso. Ciò posto, nell'ottica di garantire la migliore organizzazione possibile dell'intera procedura descritta, si ritiene necessario che ciascuna Regione provveda - quanto prima - all’individuazione di un referente unico, responsabile del processo di rendicontazione nel suo complesso, che dovrà essere tempestivamente comunicato allo scrivente Dipartimento.

Nel ringraziare per la consueta collaborazione, si invita codesta Commissione ad assicurare massima diffusione della presente nota a tutte le Regioni e Province Autonome, al fine di consentire la tempestiva adozione degli adempimenti di competenza.

Si ringrazia per la collaborazione.

IL CAPO DIPARTIMENTO DELLA PROTEZIONE CIVILE
Fabrizio Curcio