Nota del Capo del Dipartimento del 23 luglio 2024 - Emergenza Maltempo Emilia-Romagna, avvio procedura di rendicontazione e rimborso delle spese sostenute Strutture Operative

Si fa riferimento all’emergenza di cui all’oggetto e alla corrispondenza segnata in indirizzo, con la quale lo scrivente Dipartimento ha richiesto a codeste Strutture Operative di trasmettere la ricognizione degli oneri finanziari riferiti all’attività e agli interventi posti in essere nel periodo 1° maggio-4 giugno 2023 e i piani di impiego contenenti la programmazione delle attività e la quantificazione dei fabbisogni per il periodo 5 giugno-31 luglio 2023.

In via preliminare, si rappresenta che, a seguito di istanza di attivazione del Fondo di Solidarietà dell’Unione europea (FSUE) presentata da questo Dipartimento, in data 13 novembre 2023 la Commissione europea ha concesso all’Italia, una prima anticipazione di euro 94.708.385,00 per finanziare operazioni essenziali di emergenza e recupero, pari al 25% del contributo complessivamente riconosciuto, ai sensi di quanto previsto dall’art. 4 bis, comma 2, del Regolamento FSUE.

Pertanto, si forniscono di seguito una serie di indicazioni operative per la rendicontazione degli oneri sostenuti nel periodo di eleggibilità (1° maggio-31 luglio 2023), in conformità a quanto comunicato nella suddetta fase di ricognizione.

In particolare, si rappresenta che le spese oggetto di rendiconto dovranno avere le caratteristiche di seguito elencate:

▪ spese riconducibili ad una delle quattro voci previste dall’art. 3 del Regolamento (CE) n. 2012/2002:
a) ripristino della funzionalità delle infrastrutture e degli impianti nei settori dell’energia, dell’acqua, delle acque reflue, delle telecomunicazioni, dei trasporti, della sanità e dell’istruzione;
b) realizzazione di misure provvisorie di alloggio e finanziamento dei servizi di soccorso destinati a soddisfare le necessità della popolazione colpita;
c) messa in sicurezza delle infrastrutture di prevenzione e misure di protezione del patrimonio culturale;
d) ripulitura delle zone danneggiate, comprese le zone naturali, in linea, se del caso, con approcci eco-compatibili e ripristino immediato delle zone naturali colpite al fine di evitare gli effetti immediati legati all’erosione del suolo;
▪ spese sostenute all’interno del periodo di ammissibilità (1° maggio 2023 -31 luglio 2023);
▪ spese che presentino uno stretto nesso di causalità con l’evento emergenziale in atto;

Si precisa, inoltre che:

▪ dovrà essere fornita espressa assicurazione in ordine alla circostanza che le spese rendicontate non siano già state oggetto di rimborso attraverso altri strumenti di finanziamento dell’Unione europea (divieto del “doppio finanziamento”), con particolare riguardo alla misura recentemente inserita nella revisione del PNRR;
▪ dovrà essere assicurato il rispetto della normativa europea in materia di appalti pubblici, prevedendo che le specifiche tecniche dei bandi di gara facciano riferimento non solo a norme nazionali, bensì anche a norme equivalenti, in ossequio a quanto disposto dall'articolo 23, paragrafo 2, della direttiva 2004/18/CE, richiamando, se applicate, le disposizioni derogatorie autorizzate con le Ordinanze di protezione civile adottate ai sensi dell’art. 25 del Codice della protezione civile (D. Lgs. n. 1/2018) che, come è noto, riguardano unicamente misure di semplificazione ed accelerazione e rispettano i principi della normativa unionale di settore;
▪ dovrà essere attestato il non utilizzo di specifiche tecniche discriminatorie che limitino o impediscano pari accesso a tutti i potenziali offerenti o che comportino la creazione di ostacoli ingiustificati all'apertura degli appalti pubblici alla concorrenza;
▪ con specifico riguardo alle procedure di appalto pubblico di emergenza, dovrà essere garantito che i soggetti coinvolti nei vari procedimenti non ricoprano contestualmente ruoli differenti, tali da generare un potenziale conflitto di interessi percepito o effettivo.

Si rammenta, infine, che:

▪ l’imposta sul valore aggiunto (IVA)non costituisce una spesa ammissibile, tranne qualora non sia recuperabile a norma della legislazione nazionale sull’IVA (vale a dire se il beneficiario effettivamente deve pagare l'IVA) e dovrà, quindi, essere indicata con separata evidenza, trovando capienza nelle risorse nazionali, ma non in quelle derivanti dal FSUE;
▪ l’importanza di organizzare un data base - recante l’elenco delle fatture o documenti analoghi e rispettivi importi relativi alle spese dichiarate a valere sul FSUE ed un elenco degli appalti pubblici, con indicazione del tipo di appalto (servizi forniture o lavori), dell'amministrazione aggiudicatrice, del contraente, dell'importo aggiudicato, delle relative spese dichiarate nell'ambito del FSUE, del tipo di procedura di gara, di ogni altra informazione pertinente. Tale previsione mira ad assicurare il più agevole e tempestivo riscontro in sede di espletamento delle diverse fasi di controllo ed audit, nazionali e comunitari.

Ciò premesso, le spese sostenute potranno essere rendicontate mediante l’utilizzo della modulistica allegata alla presente (All.1), resa disponibile in formato Excel editabile, unitamente alle Linee guida per la relativa compilazione (All. 2), sul sito internet www.protezionecivile.gov.it o, in alternativa, secondo altre modalità di rappresentazione, previamente condivise, che comunque rechi le informazioni minime di cui alla reportistica in allegato.

La suddetta modulistica dovrà essere debitamente compilata in ogni sua parte dalla Struttura Operativa che ha direttamente sostenuto la spesa, la quale dovrà trattenere agli atti gli originali della documentazione giustificativa (contratti, convenzioni, fatture, scontrini, ricevute, titoli di pagamento e quietanze), riferibile a ciascun ordinativo di spesa e ricompresa nel fascicolo istruttorio.

Una volta compilata integralmente la modulistica di cui sopra, dovrà provvedersi al consolidamento e conservazione dell’intera documentazione di cui sopra anche in formato pdf (incluse le versioni elettroniche di documenti originali o di documenti esistenti solo in versione elettronica), al fine di renderne possibile la relativa esibizione in qualsiasi momento su richiesta degli organi di controllo nazionali e/o comunitari, nell’ambito delle specifiche procedure previste per l’impiego di fondi emergenziali.

A tale riguardo, ai fini dell’immediata tracciabilità, su tutta la documentazione di spesa (fatture, mandati di pagamento, etc.) dovrà essere riportata la dicitura “Emergenza Maltempo Emilia-Romagna – FSUE”, da cui risulterà che la stessa è stata oggetto di rendicontazione a valere sul predetto Fondo.

All’esito delle verifiche di completezza della documentazione giustificativa ed accertata la conformità al quadro normativo emergenziale (controlli amministrativo-contabili, finanziari e qualitativi), le Strutture Operative provvederanno all’inoltro delle schede allo scrivente Dipartimento, unitamente ad una nota recante, in via riepilogativa l’elenco delle Amministrazioni cui si riferiscono le schede inviate, l’importo di ciascuna ed il totale rendicontato.

La nota riepilogativa dovrà essere inoltre corredata dall’attestazione che le prestazioni sono state autorizzate ed effettivamente rese in relazione al contesto emergenziale in parola (e che le stesse non risultano rendicontate mediante le altre procedure previste).

La suddetta nota e le schede dovranno essere inviate in formato pdf all’indirizzo di posta elettronica certificata dello scrivente Dipartimento - protezionecivile@pec.governo.it- mentre i file in formato Excel delle tabelle, accompagnati da un copia della nota trasmessa via PEC, dovranno essere trasmessi all’indirizzo di posta elettronica rimborsi.alluvione_er2023@protezionecivile.it, cui potranno essere altresì inoltrate le richieste di chiarimento e/o eventuali quesiti specifici in tema di rendicontazione della spesa.

Una volta espletate le pertinenti verifiche, il Dipartimento provvederà a rendere disponibili le somme dovute o, se necessario, avvierà le debite interlocuzioni volte ad acquisire ulteriori elementi del caso.

Ciò posto, nell’ottica di garantire la migliore organizzazione possibile dell’intera procedura descritta, si ritiene necessario che ciascuna Struttura Operativa provveda - quanto prima - all’individuazione di un referente unico, responsabile del processo di rendicontazione nel suo complesso, che dovrà essere tempestivamente comunicato allo scrivente Dipartimento.

Si ringrazia per la collaborazione.

IL CAPO DIPARTIMENTO DELLA PROTEZIONE CIVILE
Fabrizio Curcio