Nota del Capo del Dipartimento del 17 aprile 2024 - Emergenza Maltempo Emilia-Romagna, avvio procedura di rendicontazione e rimborso delle spese sostenute

Si fa riferimento all’emergenza di cui all’oggetto, a fronte della quale, come è noto, la Commissione europea - con la decisione di esecuzione C (2023)7823final del 13 novembre 2023 - ha concesso all’Italia un primo contributo finanziario del Fondo di Solidarietà di euro 94.708.385,00 volto a finanziare operazioni essenziali di emergenza e recupero, pari al 25% dell’importo del contributo totale, stimato in circa 378 mln di euro. 

Premesso quanto già precisato da questo Dipartimento con nota prot. n. 2404 del 16 gennaio 2024, si forniscono di seguito una serie di indicazioni operative volte ad avviare la fase di rendicontazione delle spese relative all’emergenza di cui trattasi. 

In particolare, si rappresenta che potranno essere rendicontate unicamente le spese aventi le caratteristiche di seguito elencate: 

• spese riconducibili ad una delle quattro voci previste dall’art. 3 del Regolamento (CE) n. 2012/2002: 
  a) ripristino della funzionalità delle infrastrutture e degli impianti nei settori dell’energia, dell’acqua, delle acque reflue, delle telecomunicazioni, dei trasporti, della sanità e dell’istruzione; 
  b) realizzazione di misure provvisorie di alloggio e finanziamento dei servizi di soccorso destinati a soddisfare le necessità della popolazione colpita;  
  c) messa in sicurezza delle infrastrutture di prevenzione e misure di protezione del patrimonio culturale;  
  d) ripulitura delle zone danneggiate, comprese le zone naturali, in linea, se del caso, con approcci eco-compatibili e ripristino immediato delle zone naturali colpite al fine di evitare gli effetti immediati legati all’erosione del suolo;  
• spese sostenute all’interno del periodo di ammissibilità (ossia, a partire dal 1° maggio 2023 e sino alla scadenza dei 18 mesi dall’erogazione del saldo del contributo, non ancora avvenuto); 
• spese che presentino uno stretto nesso di causalità con l’evento emergenziale in atto; 

Si precisa, inoltre che: 

• dovrà essere fornita espressa assicurazione in ordine alla circostanza che le spese rendicontate non siano già state oggetto di rimborso attraverso altri strumenti di finanziamento dell’Unione europea (divieto del “doppio finanziamento”), con particolare riguardo alla misura recentemente inserita nella revisione del PNRR;  
• dovrà essere garantita adeguata pubblicità e visibilità del contributo dell'UE alle operazioni di emergenza e recupero, mediante la diffusione delle informazioni pertinenti tra i cittadini con apposita cartellonistica, o altro strumento idoneo; 
• dovrà essere assicurato il rispetto della normativa europea in materia di appalti pubblici, prevedendo che le specifiche tecniche dei bandi di gara facciano riferimento non solo a norme nazionali, bensì anche a norme equivalenti, in ossequio a quanto disposto dall'articolo 23, paragrafo 2, della direttiva 2004/18/CE, richiamando, se applicate, le disposizioni derogatorie autorizzate con le Ordinanze di protezione civile adottate ai sensi dell’art. 25 del Codice della protezione civile (D. Lgs. n. 1/2018) che, come è noto, riguardano unicamente misure di semplificazione ed accelerazione e rispettano i principi della normativa unionale di settore; 
• dovrà essere assicurato il rispetto della normativa europea in materia ambientale. A tale riguardo dovrà essere prodotta una dichiarazione dell’organo di controllo che illustri che le operazioni attuate si sono svolte in conformità alla stessa, richiamando, se applicate, le disposizioni derogatorie autorizzate con le Ordinanze di protezione civile adottate ai sensi dell’art. 25 del Codice della protezione civile (D. Lgs. n. 1/2018) che, anche in tal caso, riguardano unicamente misure di semplificazione ed accelerazione e rispettano i principi della normativa unionale di settore; 
• dovrà essere attestato il non utilizzo di specifiche tecniche discriminatorie che limitino o impediscano pari accesso a tutti i potenziali offerenti o che comportino la creazione di ostacoli ingiustificati all'apertura degli appalti pubblici alla concorrenza; 
• con specifico riguardo alle procedure di appalto pubblico di emergenza, dovrà essere garantito che i soggetti coinvolti nei vari procedimenti non ricoprano contestualmente ruoli differenti, tali da generare un potenziale conflitto di interessi percepito o effettivo. 

Si rammenta, infine, che: 

• l’imposta sul valore aggiunto (IVA) non costituisce una spesa ammissibile, tranne qualora non sia recuperabile a norma della legislazione nazionale sull’IVA (vale a dire se il beneficiario effettivamente deve pagare l'IVA) e dovrà, quindi, essere indicata con separata evidenza, trovando capienza nelle risorse nazionali, ma non in quelle derivanti dal FSUE;  
• l’importanza di organizzare sin dall’avvio del processo di rendicontazione un data base  - recante l’elenco dei progetti finanziati dal FSUE, l’elenco delle fatture o documenti analoghi e rispettivi importi relativi alle spese dichiarate per ciascun progetto finanziato dal FSUE e un elenco degli appalti pubblici, con indicazione del tipo di appalto (servizi forniture o lavori), dell'amministrazione aggiudicatrice, del contraente, dell'importo aggiudicato, delle relative spese dichiarate nell'ambito del FSUE, del tipo di procedura di gara, di ogni altra informazione pertinente. Tale previsione mira ad assicurare il più agevole e tempestivo riscontro in sede di espletamento delle diverse fasi di controllo ed audit, nazionali e comunitari. 

Ciò premesso, sulla base delle quattro macro-voci previste dal Regolamento e indicate al primo punto, sono state individuate a titolo esemplificativo, ma non esaustivo, le tipologie di spesa alle stesse riconducibili che dovranno essere rendicontate mediante l’utilizzo della modulistica allegata alla presente (All.1), resa disponibile in formato Excel editabile, unitamente alle Linee guida per la relativa compilazione (All. 2), sul sito internet www.protezionecivile.gov.it.   

La suddetta modulistica dovrà essere debitamente compilata in ogni sua parte dall’Ente/Amministrazione che ha direttamente sostenuto la spesa (Commissario e Soggetti attuatori).  I medesimi Enti dovranno trattenere agli atti gli originali della documentazione giustificativa (contratti, convenzioni, fatture, scontrini, ricevute, titoli di pagamento e quietanze), riferibile a ciascun ordinativo di spesa e ricompresa nel fascicolo istruttorio.  

Una volta completati gli interventi e compilata integralmente la modulistica di cui sopra, dovrà provvedersi al consolidamento e conservazione dell’intera documentazione di cui sopra anche in formato pdf (incluse le versioni elettroniche di documenti originali o di documenti esistenti solo in versione elettronica), al fine di renderne possibile la relativa esibizione in qualsiasi momento su richiesta degli organi di controllo nazionali e/o comunitari, nell’ambito delle specifiche procedure previste per l’impiego di fondi emergenziali.  

L’obbligo di conservazione nelle forme indicate grava sia su codesto Commissario che sui Soggetti Attuatori degli interventi, ciascuno per quanto di competenza.  

A tale riguardo, ai fini della immediata tracciabilità, su tutta la documentazione di spesa (fatture, mandati di pagamento, etc.) dovrà essere riportata la dicitura “Emergenza Maltempo Emilia-Romagna – FSUE”, da cui risulterà che la stessa è stata oggetto di rendicontazione a valere sul predetto Fondo. 

All’esito delle verifiche di completezza della documentazione giustificativa ed accertata la conformità al quadro normativo comunitario e nazionale (controlli ammnistrativo-contabili, finanziari e qualitativi), la Struttura di codesto Commissario provvederà all’inoltro delle schede allo scrivente Dipartimento, unitamente ad una nota recante, in via riepilogativa l’elenco degli Enti/Amministrazioni cui si riferiscono le schede inviate, l’importo di ciascuna ed il totale rendicontato. 

La nota riepilogativa dovrà essere inoltre corredata dall’attestazione che le prestazioni sono state autorizzate ed effettivamente rese in relazione al contesto emergenziale in parola (e che le stesse non risultano rendicontate mediante le altre procedure previste). 

La suddetta nota e le schede dovranno essere inviate in formato pdf all’indirizzo di posta elettronica certificata dello scrivente Dipartimento - protezionecivile@pec.governo.it - mentre i file in formato Excel delle tabelle, accompagnati da un copia della nota trasmessa via PEC, dovranno essere trasmessi all’indirizzo di posta elettronica rimborsi.alluvione_er2023@protezionecivile.it, cui potranno essere altresì inoltrate le richieste di chiarimento e/o eventuali quesiti specifici in tema di rendicontazione della spesa. 

Ciò posto, nell’ottica di garantire la migliore organizzazione possibile dell’intera procedura descritta, si ritiene necessario che la Struttura di codesto Commissario provveda - quanto prima - all’individuazione di un referente unico, responsabile del processo di rendicontazione nel suo complesso, che dovrà essere tempestivamente comunicato allo scrivente Dipartimento.  

Si invita, pertanto, codesta Struttura ad informare e condividere la presente nota con gli altri Enti/Amministrazioni che hanno sostenuto oneri per il superamento della situazione emergenziale, al fine di dare seguito agli adempimenti di rispettiva competenza. 

Si ringrazia per la collaborazione. 

IL CAPO DEL DIPARTIMENTO DELLA PROTEZIONE CIVILE
Fabrizio Curcio