Emergenza COVID-19 – OCDPC n.630/2020 – Assistenza alla popolazione ed altre attività di protezione civile - Procedura di rendicontazione e rimborso delle spese sostenute

Si fa riferimento alle attività poste in essere dai Soggetti Attuatori -  Regioni e Province Autonome - in relazione all’emergenza relativa al rischio sanitario connesso all’insorgenza di patologie derivanti da agenti virali trasmissibili di cui all’ordinanza del Capo del Dipartimento della protezione civile del 3 febbraio 2020, n.630. 

Al riguardo, nel richiamare quanto anticipato nel corso della riunione tecnica del 24 aprile u.s., con riferimento alle tipologie di spesa ammissibili di cui al Comunicato 1614/ CAV (All. 1), si forniscono le indicazioni operative in ordine all’avvio della procedura di rendicontazione degli oneri sostenuti per il superamento della situazione emergenziale di cui trattasi.

Al fine di assicurare la necessaria trasparenza ed uniformità del processo, la rappresentazione delle spese dovrà avvenire mediante l’utilizzo della modulistica resa disponibile in formato Excel editabile (All. 2), unitamente al manuale tecnico di compilazione (All. 3), sul sito internet www.protezionecivile.gov.it. ed allegata alla presente solo a fini illustrativi. 

La documentazione è articolata in 2 sezioni: 
- Sez. A riepilogativa dei dati del Soggetto responsabile della spesa;
- Sez. B recante informazioni di sintesi degli oneri complessivamente sostenuti per le specifiche tipologie di spesa e n.9 schede distinte per voce di costo. 
Per quanto concerne, in particolare, gli oneri di personale delle strutture di protezione civile, nelle more dell’adozione dell’ordinanza che ne detterà la relativa disciplina, verranno fornite indicazioni specifiche con successiva comunicazione. 

La modulistica sopra elencata dovrà essere debitamente compilata in ogni sua parte dall’Amministrazione e/o Ente che ha direttamente sostenuto la spesa, che avrà l’onere di trattenere agli atti gli originali della documentazione giustificativa (contratti, convenzioni, fatture, scontrini, ricevute, mandati di pagamento e quietanze), ricompresa nel fascicolo istruttorio relativo a ciascun ordinativo di pagamento.

L’intero fascicolo dovrà essere conservato anche in formato pdf (incluse le versioni elettroniche di documenti originali o di documenti esistenti solo in versione elettronica) al fine di renderne possibile la relativa esibizione in qualsiasi momento su richiesta degli organi di controllo nazionali e/o comunitari, nell’ambito delle specifiche procedure previste per l’impiego di fondi emergenziali.

Ciascun Soggetto Attuatore avrà cura di raccogliere -  in formato tabellare -  i dati riferiti sia alle spese dirette, sia a quelle sostenute da altre Amministrazioni o Enti coinvolti nel superamento della situazione emergenziale, ricompresi nel territorio regionale. 

All’esito delle verifiche di completezza della documentazione giustificativa ed accertata la conformità al quadro normativo emergenziale, la struttura del Soggetto Attuatore predisporrà l’inoltro delle schede allo scrivente Dipartimento, unitamente ad una nota recante, in via riepilogativa: l’elenco delle Amministrazioni cui si riferiscono le schede inviate, l’importo di ciascuna ed il  totale rendicontato, la disponibilità residua sulla Contabilità Speciale e l’indicazione del referente amministrativo-contabile.

La nota riepilogativa dovrà essere inviata all’indirizzo di posta elettronica certificata dello scrivente Dipartimento protezionecivile@pec.governo.it, mentre i file excel delle tabelle dovranno essere trasmessi all’indirizzo di posta elettronica contabilita.covid@protezionecivile.it, cui potranno essere inoltrate le richieste di chiarimento e/o eventuali quesiti specifici in tema di rendicontazione della spesa.

Una volta espletate le pertinenti verifiche amministrativo-contabili, il Dipartimento provvederà a rendere disponibili le somme dovute o, se necessario, avvierà, per il tramite del referente regionale, specifiche interlocuzioni volte ad acquisire ulteriori elementi del caso.  

Al fine di agevolare i flussi finanziari relativi all’emergenza in corso ed assicurare una disponibilità di cassa ai Soggetti Attuatori, lo scrivente Dipartimento, provvederà a trasferire ulteriori risorse a copertura delle spese sostenute, di cui al Comunicato 1965/CAV del 20 maggio u.s., fermo restando che l’ammontare massimo degli oneri di cui si assicurerà il rimborso per le misure di “Assistenza alla popolazione” e, più in generale, per le attività di protezione civile – sino al termine dell’emergenza -  non potrà superare l’importo autorizzato Regione per Regione.  

L’avvio del processo di rendicontazione consentirà allo scrivente Dipartimento la rappresentazione -  in formato tabellare - dei dati di rendiconto via via assentiti, con l’obiettivo di provvedere al razionale impiego delle risorse stanziate e monitorare -  come disposto dall’articolo 14 del decreto legge 19 maggio 2020, n.34 - il dato della spesa effettiva al fine di una stima sempre più precisa dei fabbisogni residui.

Sulla base di quanto esposto, stante la complessità e delicatezza delle attività che vedranno impegnati gli apparati amministrativo-contabili nei prossimi mesi, sulla scorta di pregresse esperienze, si suggerisce che ciascun Soggetto Attuatore provveda – quanto prima- all’individuazione di un referente regionale unico, responsabile del processo di rendicontazione nel suo complesso, con il quale lo scrivente Dipartimento provvederà a prendere contatti per la migliore organizzazione dell’intera procedura. 
Codesta Commissione Speciale è invitata ad estendere la presente nota a tutte le Regioni e Province Autonome che a loro volta avranno cura di informare e condividere tempestivamente la suindicata procedura e le successive comunicazioni al riguardo con le altre Amministrazioni e/o Enti che hanno sostenuto oneri per il superamento della situazione emergenziale, al fine di dare seguito agli adempimenti di rispettiva competenza.
Si ringrazia per la collaborazione sin qui dimostrata.

IL CAPO DEL DIPARTIMENTO
Angelo Borrelli

Allegati n. 3:

Allegato 1 - Sottovoci a carico del DPC

Allegato 2 - Modulistica per la rendicontazione

Allegato 2 - Formato Excel editabile

Allegato 3 - Guida esplicativa per la rendicontazione della modulistica