Circolare del Capo del Dipartimento n. 34712 del 15 giugno 2020 - Applicazione dei benefici normativi previsti dal Codice di Protezione Civile D. Lgs. 1/2018 – artt. 39 e 40. Modalità attuative della Direttiva del 24 febbraio 2020, pubblicata nella Gazzetta Ufficiale n. 127 del 18/05/2020, per la gestione delle richieste di rimborso limitatamente agli interventi effettuati in occasione dell'emergenza relativa al rischio sanitario connesso all’insorgenza di patologie derivanti da agenti virali trasmissibili - COVID-19

Si impartiscono, di seguito, specifiche disposizioni per la gestione della presentazione delle richieste di rimborso ai sensi degli artt. 39 e 40 del D. Lgs. 1/2018, delle relative istruttorie e liquidazione, inerenti alle attività svolte in occasione degli interventi effettuate per l’emergenza COVID-19.

Le presenti disposizioni, preventivamente condivise con tutte le Regioni e Province Autonome intervenute per tale emergenza e con i rappresentanti del Comitato Nazionale del Volontariato di Protezione Civile, trovano applicazione ESCLUSIVAMENTE per la gestione delle richieste di rimborso per gli interventi effettuati in occasione dell’emergenza in oggetto.

A. MODALITÀ DI ATTIVAZIONE

In considerazione delle esigenze rappresentate, è stato richiesto ed autorizzato l’intervento:
a) delle Organizzazioni di Volontariato iscritte negli elenchi territoriali e attivate e coordinate dalle Regioni e Province Autonome ovvero delle sezioni territoriali di Organizzazioni di Volontariato iscritte nell’elenco centrale, attivate o impiegate e coordinate dalle Regioni e Province Autonome; 
b) delle Organizzazioni di Volontariato iscritte nell’elenco centrale attivate direttamente da questo Dipartimento;
c) delle Organizzazioni di Volontariato degli Enti del Terzo Settore attivate direttamente da questo Dipartimento ai sensi del comma 4 dell’art. 40 del D. Lgs. 1/2018. 

B. RILASCIO DELLE ATTESTAZIONI DI PARTECIPAZIONE AI VOLONTARI

Le attestazioni di partecipazione ai volontari, che costituiscono elemento imprescindibile per procedere al rimborso ai datori di lavoro ai sensi dell’art.39 del D. Lgs. 1/2018, dovranno essere rilasciate:
- dalle Regioni e Province Autonome per i volontari attivati a livello territoriale dai rispettivi sistemi regionali o dai Sindaci, in qualità di autorità locali di protezione civile, per i volontari impiegati a livello comunale o inviati a supporto del comune medesimo;
- dai Presidenti delle Organizzazioni Nazionali di protezione civile e degli Enti del Terzo Settore attivati da questo Dipartimento per la suddetta emergenza.

Ai sensi dell’articolo 3 dell’Ordinanza del Capo del Dipartimento della protezione civile, n. 655 del 25 marzo 2020 per l’intera durata dello stato di emergenza, in attuazione dell’articolo 39, comma 2, del decreto legislativo n. 1 del 2018, al fine di assicurare l'impiego dei volontari a supporto delle attività di contenimento del virus COVID-19, i datori di lavoro consentono agli stessi di svolgere dette attività fino a 60 giorni continuativi e 180 giorni nell’anno. L’articolo 35-bis della legge 24 aprile 2020, n. 27 di conversione in legge, con modificazioni, del decreto-legge 17 marzo 2020, n. 18, in vigore dal 30/04/2020, ha elevato i periodi continuativi di cui al comma 2 del citato articolo 39 del Codice fino a centottanta giorni, fermo restando il limite massimo di giorni nell'anno previsto nel medesimo comma 2. 

A tal proposito, per l’assenza dal posto di lavoro, come da norme sopracitate, le Regioni e le Province Autonome relativamente ai volontari da loro attivati nei rispettivi sistemi regionali, provvederanno come concordato in sede di seduta tecnica della Commissione Speciale del 13/05/2020, alla comunicazione mensile al Dipartimento, tramite la medesima Commissione, dei nominativi, del numero complessivo  delle giornate effettuate dai volontari e delle motivazioni che hanno portato al superamento dei 30 giorni continuativi di attività fin dall’inizio della gestione emergenziale e il Dipartimento provvede a garantire la relativa autorizzazione. Le Organizzazioni di Volontariato iscritte nell’elenco centrale attivate dal Dipartimento, provvederanno, tramite pec, alla comunicazione mensile analogamente alle disposizioni sopra impartite.

Si tenga presente che, per il calcolo dei periodi continuativi, devono essere conteggiati i reali giorni di impiego, eventualmente comprensivi anche del fine settimana e delle festività, se previsti. 

C. PROCESSI DI GESTIONE DELLE ISTRUTTORIE

C.1 Art. 39 – Rimborsi ai Datori di Lavoro dei Volontari, ai Liberi Professionisti e Lavoratori Autonomi

Le richieste di rimborso:

1. dovranno essere predisposte su carta intestata dell’azienda, utilizzando i Modelli 1 e 1.1, reperibili sul sito del Dipartimento della Protezione Civile indicando nell’oggetto: “Emergenza COVID-19”; 
2.  per i volontari iscritti negli elenchi delle Regioni e Province Autonome e da esse attivate, è consentito l’utilizzo della modulistica specifica predisposta da ciascuna Regione o Provincia Autonoma;
3.  la modulistica di riferimento redatta come dichiarazione sostitutiva di atto di notorietà ai sensi dell’Art. 47 del D.P.R. 445 del 28 dicembre 2000, è costituito di due fogli: domanda - Modello 1 e prospetto individuale del costo a carico del datore di lavoro Modello 1.1. Qualora il datore di lavoro chieda il rimborso per più dipendenti potrà presentare una sola domanda riepilogativa contenente l’elenco dei dipendenti interessati, allegando un prospetto individuale del costo a carico del datore di lavoro specifico per ogni lavoratore; 

   Al riguardo si rammenta che deve essere indicato il periodo/i per i quali si richiede il rimborso con le date di inizio e di fine attività, coerentemente con quanto riportato nell'attestato di partecipazione; i datori di lavoro, al fine del calcolo del rimborso, devono considerare per il conteggio, i giorni di effettiva assenza dal posto di lavoro del dipendente, legittimamente impegnato nelle attività  di protezione civile, in conformità a quanto previsto dalla  normativa vigente del proprio settore e dalle specifiche disposizioni contrattuali.

   Relativamente alle modalità di pagamento dei suddetti rimborsi i datori di lavoro di aziende pubbliche o private hanno la facoltà di usufruire delle modalità attuative per il credito d’imposta ai sensi di quanto previsto dall'articolo 38 del decreto-legge 17 ottobre 2016, n. 189, convertito, con modificazioni, dalla legge 15 dicembre 2016, n. 229 – divenuto attuativo con la pubblicazione del Decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri nella G.U. n. 18 del 22 gennaio 2019;

4.  i lavoratori autonomi e i liberi professionisti dovranno formulare le richieste di rimborso come dichiarazione sostitutiva di atto di notorietà ai sensi dell’Art. 47 del D.P.R. 445 del 28 dicembre 2000, utilizzando il Modello 2, su carta intestata degli interessati. Alla richiesta di rimborso sarà necessario ai fini del calcolo giornaliero allegare copia della dichiarazione reddituale presentata all’Agenzia delle Entrate nell’anno precedente quello dello svolgimento dell’attività di volontariato per la predetta emergenza. Ai fini della quantificazione per il “mancato guadagno” è necessario attenersi alle disposizioni emanate annualmente dall’Agenzia delle Entrate e allegate alla presente circolare per l’anno 2019; 
5.  relativamente alle tematiche inerenti alla compatibilità tra i benefici di cui all’articolo 39 del D. Lgs. n. 1/2018 per i volontari impiegati nelle attività di protezione civile e le misure di sostegno per il periodo emergenziale da COVID-19 contenute nel decreto legge 17 marzo 2020 n. 18, convertito nella legge n. 27/2020, concernenti in particolare la misura della cassa integrazione, l’indennità per i lavoratori autonomi di cui agli articoli 27 e 28 del citato decreto legge e il premio di cui all’art. 63, comma 1, del predetto decreto legge, si fa riferimento a quanto disposto nella nota del Ministero del Lavoro e delle Politiche Sociali, n. 5066 del 15/05/2020, allegata alla presente circolare, e trasmessa dal Dipartimento con nota COVID/30017 del 21/05/2020 e alla normativa vigente in materia;
6.  sia i datori di lavoro che i liberi professionisti/lavoratori autonomi dovranno allegare copia dell’attestato di partecipazione del volontario all’evento e copia del documento di identità del firmatario della richiesta. La relativa documentazione è reperibile all’indirizzo: http://www.protezionecivile.gov.it/web/guest/amministrazione-trasparent….

Le richieste di rimborso dovranno essere indirizzate:
- alle Regioni e Province autonome che hanno provveduto all’attivazione e al rilascio degli attestati di partecipazione dei volontari delle Organizzazioni di Volontariato attivate a livello territoriale e che provvederanno alla liquidazione delle stesse;
- al Dipartimento Nazionale per i volontari delle Organizzazioni da esso attivate.

Le Regioni  e le Province Autonome, relativamente ai Volontari da loro attivati che hanno operato nei rispettivi sistemi regionali, come da disposizioni impartite con nota COVID/11269 del 5 marzo 2020, provvederanno secondo le procedure vigenti, alla diretta istruttoria ed alla conseguente liquidazione delle richieste di rimborso, previo nulla osta da parte di questo Dipartimento, trasmettendo allo scrivente le relative richieste di trasferimento dei fondi necessari alla liquidazione dei rimborsi. Le somme saranno poste a carico delle risorse stanziate per la suddetta emergenza di cui all’art. 7 dell’OCDPC n. 630 del 03/02/2020.

Nella richiesta relativa all’accreditamento fondi dovrà essere espressamente riportato che l’istruttoria di rimborso è stata eseguita nel rigoroso rispetto delle disposizioni contenute nella Direttiva del Presidente del Consiglio dei Ministri 24 febbraio 2020.

Il Dipartimento Nazionale provvederà all’istruttoria ed alla successiva liquidazione delle richieste di rimborso dei datori di lavoro dei volontari appartenenti alle Organizzazioni di Volontariato iscritte nell’elenco centrale attivate da questo stesso Dipartimento.

I datori di lavoro dei volontari appartenenti alle Organizzazioni di Volontariato attivate direttamente da questo Dipartimento dovranno trasmettere ad esso le istanze di rimborso di cui all’art. 39 del D. Lgs. 1/2018 complete della relativa documentazione, ad eccezione dei datori di lavoro dei volontari appartenenti alle Organizzazioni di Volontariato della Croce Rossa Italiana, dell’Associazione Nazionale delle Pubbliche Assistenze e della Confederazione Nazionale delle Misericordie d’Italia. Le suddette associazioni, al fine di velocizzare le suddette procedure di rimborso, provvederanno a raccogliere le richieste di rimborso come da accordi intercorsi con il Servizio Volontariato e secondo specifiche indicazioni fornite alle stesse dalla Funzione Volontariato di questo Dipartimento.

A seguito delle necessarie verifiche da parte del Dipartimento, le somme richieste verranno accreditate sui conti correnti bancari delle Organizzazione, le quali provvederanno alle successive liquidazioni delle Ditte/Aziende, come da nota n. COVID/13953 del 15 marzo 2020, informando questo Dipartimento dell’avvenuto pagamento.

Le suddette istanze dovranno essere inviate alla Presidenza del Consiglio dei Ministri - Dipartimento della Protezione Civile - Ufficio I – Volontariato e Risorse del Servizio Nazionale unicamente tramite pec, in formato PDF, all’indirizzo: protezionecivile@pec.governo.it.

C.2 Art. 40 – Rimborsi per le spese sostenute dalle Organizzazioni di Volontariato

Le richieste di rimborso delle spese sostenute sia dalle Organizzazioni di Volontariato iscritte nell’elenco centrale e attivate dal Dipartimento, sia dalle Organizzazioni di Volontariato attivati a livello territoriale dalle rispettive Regioni e Province Autonome, ai sensi dell’art. 40 del D. Lgs. 1/2018, dovranno essere predisposte utilizzando i Modelli 3 e 3.1, reperibili sul sito del Dipartimento della Protezione Civile o compilando la specifica modulistica predisposta dalla Regione o Provincia Autonoma nella quale ha sede operativa l’organizzazione medesima. 

Le richieste di rimborso per le diverse tipologie di spesa dovranno essere formulate su carta intestata dell’Organizzazione di Volontariato – Sede Nazionale, su dichiarazione sostitutiva di atto di notorietà a firma del Presidente Nazionale dell’Associazione, correlate dalle attestazioni di presenza dei volontari e predisposte come di seguito indicato:

1.  i costi del carburante per l’utilizzo dei mezzi associativi impegnati nelle attività, dovranno essere documentati unitamente al Modello Carburante (Modello 3.2), allegando scontrini dettagliati rilasciati/emessi dai gestori delle stazioni di rifornimento, fatture, estratti conto delle carte carburante, schede-carburante, regolarmente compilate e riportanti timbro e firma dei stessi gestori. Costi e consumi devono essere coerenti con il chilometraggio percorso, in ragione della tipologia dell’attività svolta.

   Alla richiesta deve essere allegata la copia dell’attestazione di presenza del/dei conducenti del mezzo relativa al periodo indicato.

   L’effettuazione di rifornimento all’inizio del percorso esclude la possibilità di richiedere ulteriore rimborso alla fine cioè al rientro in sede. I rifornimenti devono essere correlati dal chilometraggio percorso anche per le attività continuative svolte nei propri territori;
    

2. eventuali danni ad attrezzature e mezzi associativi devono essere documentati da certificazione rilasciata o sottoscritta da un’autorità istituzionale (Polizia, Carabinieri, Vigili Urbani), da un soggetto competente (ACI o carro attrezzi, per il rimorchio degli automezzi), responsabili del Dipartimento o delle Strutture regionali o comunali presenti in loco). La richiesta deve essere corredata da una breve relazione a firma del Presidente dell’Organizzazione di Volontariato interessata e le fatture relative agli interventi di riparazione vanno presentate in formato digitale; non sono rimborsabili i danni derivanti da dolo o colpa grave.
   Vista la tipologia di emergenza prolungata nel tempo ed impegnativa per volontari e mezzi è consentito, previa autorizzazione da parte del Dipartimento o delle Strutture Regionali e delle Province Autonome, l’acquisto e montaggio di ricambi e di materiale di consumo (cambio gomme, olio, filtri, etc.) e l’effettuazione di tagliandi straordinari per assicurare l’efficienza dei mezzi;
3.  è ammesso il rimborso dei pedaggi autostradali dietro presentazione delle ricevute di pagamento chiare e leggibili, è inoltre ammesso l’invio degli estratti conto TELEPASS, nei quali dovranno essere opportunamente evidenziate le tratte per le quali si chiede il rimborso.
   Per emergenza sanitaria da COVID-19, AISCAT - Associazione Italiana Società Concessionarie Autostrade e Trafori, dal 3 aprile 2020, ha adottato su tutto il territorio nazionale specifiche misure di agevolazione, nei confronti del personale sanitario attualmente impegnato nel contrasto dell’epidemia da Covid-19 e delle Organizzazioni di volontariato che operano per le medesime finalità, compresivi dei veicoli diversi dalle ambulanze e automediche di soccorso.
   Le indicazioni e la modulistica necessaria per richiedere l’esenzione dei suddetti pedaggi sono presenti e scaricabili dal link del sito www.aiscat.it/esenzione-del-pedaggio-per-emergenza-covid-19.htm;
4. l’eventuale richiesta di rimborsi relativi ai rifornimenti del carburante o delle spese autostradali effettuate mediante l’utilizzo di mezzi privati è consentita solo in presenza di autorizzazione specifica da parte del Dipartimento per le Organizzazioni di Volontariato iscritte nell’elenco centrale.  Per quanto riguarda le Organizzazioni di Volontariato attivate a livello territoriale dalle Regioni e Province Autonome, è consentito l’utilizzo dei mezzi privati, previa autorizzazione regionale e nulla osta del Dipartimento. Trattandosi di autorizzazioni di natura eccezionale, le richieste devono essere compilate previa specifica motivazione, riportando le informazioni del veicolo, la targa, la sede di partenza e di destinazione con l’indicazione dei chilometri percorsi. Le eventuali spese derivanti da danneggiamenti per i danni riportati dai mezzi privati o eventuali furti, rimarranno in capo al proprietario del veicolo. È ammesso il rimborso motivato, fin dall’inizio della gestione emergenziale e dopo specifica valutazione delle Regioni e Province Autonome, per i casi in cui non è stato possibile, a causa di forza maggiore, preventivamente chiederne l’autorizzazione e il nulla osta al Dipartimento;
5.  è ammesso a rimborso il vitto consumato nel limite giornaliero di €. 30,00 (trenta/00) a persona dietro presentazione di fatture, ricevute o scontrini fiscali così detti “parlanti” nei quali devono essere riportate le specifiche del consumo. Non saranno ammesse a rimborso le spese per le colazioni nonché   gli scontrini riportanti voci generiche (bar, reparto, varie ecc);
6. può essere ammesso a rimborso il costo per l’acquisto di derrate alimentari ed effetti monouso per la ristorazione (bicchieri, piatti, posate, tovaglioli, ecc), qualora si sia verificata la necessità di predisporre la preparazione in proprio di pasti da asporto o cestini da viaggio, anche nella considerazione della eccezionale chiusura degli esercizi di ristorazione e bar dovuta alle limitazioni e restrizioni dell’emergenza stessa. Alle richieste di rimborso dovrà essere allegata la relativa documentazione attestante la spesa effettuata unitamente ad una breve dichiarazione del legale rappresentante dell’organizzazione che ne descriva il luogo, il periodo e la ragione dell’approvvigionamento e dell’utilizzo, specificando in particolare i motivi che hanno reso necessario agire in tal senso;
7.  è ammesso a rimborso l’acquisto, preventivamente autorizzato, di dispositivi di protezione individuale (DPI) in linea con le attività effettuate dai volontari e nel rispetto delle disposizioni del Ministero della Salute, fatti salvi gli acquisti effettuati prima del 13 marzo 2020, data di trasmissione della nota del Dipartimento n. COVID/13628;
8. è ammesso a rimborso l’acquisto, preventivamente autorizzato, di specifiche apparecchiature per la sanificazione dei mezzi utilizzati per il trasporto di persone, anche per i casi particolari di trasporto di soggetti con sospetta o accertata positività al COVID-19, in alternativa, qualora risulti economicamente più vantaggioso, le sanificazioni dei mezzi utilizzati presso centri autorizzati, fatti salvi gli acquisti conseguiti prima del 25/03/2020, data di trasmissione delle note del Dipartimento n. COVID/16373 e n. COVID/16402 inerenti il riconoscimento dei benefici di cui all’art. 40 del D. Lgs. n. 1/2018 per la sanificazione dei mezzi;
9. sono ammessi a rimborso i biglietti degli autobus cittadini e metropolitane nonché treni e mezzi extraurbani per i collegamenti aeroportuali;
10.  non sono ammesse a rimborso schede telefoniche, parcheggi ed ogni altro onere simile se non espressamente autorizzato dallo scrivente Dipartimento o dalla Regione o Provincia Autonoma che ha attivato l’intervento;
11.  alle richieste di rimborso deve essere allegata sempre la copia della nota di attivazione.
    Le richieste predisposte dalle Organizzazioni di Volontariato attivate a livello territoriale dalle rispettive regioni, ancorché appartenenti ad Associazioni iscritte all’elenco centrale, dovranno essere trasmesse alle Direzioni di Protezione Civile delle rispettive Regioni e Province Autonome.
    Le richieste predisposte dalle Organizzazioni di Volontariato delle Associazioni iscritte nell’elenco centrale e attivate direttamente da questo Dipartimento dovranno essere trasmesse alla Presidenza del Consiglio dei Ministri - Dipartimento della Protezione Civile - Ufficio I – Volontariato e Risorse del Servizio Nazionale unicamente tramite pec, in formato pdf all’indirizzo: protezionecivile@pec.governo.it. La relativa documentazione è reperibile all’indirizzo: http://www.protezionecivile.gov.it/web/guest/amministrazione-trasparent…. 
    La documentazione probatoria delle spese sostenute deve essere conservata in originale presso la Sede dell’Organizzazione, per eventuali successivi controlli.

    Le Regioni e le Province Autonome, come da disposizioni impartite con nota n. COVID/11269 del 05/03/2020, relativamente ai volontari da loro attivati che hanno operato nei rispettivi sistemi regionali, provvederanno secondo le procedure vigenti, alla diretta istruttoria ed alla conseguente liquidazione delle richieste di rimborso, previo nulla osta da parte di questo Dipartimento, trasmettendo allo scrivente le relative richieste di trasferimento dei fondi necessari alla liquidazione dei rimborsi. Le somme saranno poste a carico delle risorse emergenziali stanziate di cui all’art. 7 dell’OCDPC n. 630 del 03/02/2020.

    Il Dipartimento Nazionale provvederà all’istruttoria ed alla successiva liquidazione delle richieste di rimborso delle spese sostenute dalle Organizzazioni di Volontariato iscritte nell’elenco centrale attivate da questo stesso Ufficio.

    Nella richiesta relativa all’accreditamento fondi dovrà essere espressamente indicato che l’istruttoria di rimborso è stata eseguita nel rigoroso rispetto delle disposizioni contenute nella Direttiva del Presidente del Consiglio dei Ministri 24 febbraio 2020. Con successiva nota verrà data comunicazione della data di cessazione dell’emergenza.
    Tutte le richieste relative agli artt. 39 e 40 dovranno essere presentate nel minor tempo possibile e comunque entro due anni dalla data dell’attività svolta dal volontario, oltre tale periodo non saranno più ammissibili al rimborso ai sensi del D. Lgs. 1/2018.

D. DISPOSIZIONI RELATIVE ALLA GESTIONE CONTABILE DEGLI ANTICIPI

Considerata la grave situazione epidemiologica da COVID-19 in atto e al  fine di far fronte al carattere particolarmente diffusivo dell’epidemia, i rimborsi alle Organizzazioni di Volontariato potranno essere oggetto di anticipazione da parte del Soggetto (Dipartimento, Regioni e Province Autonome) che ne ha disposto l’attivazione ai sensi dell’art. 40 del decreto legislativo 2 gennaio 2018, n. 1, comma 1, come modificato dall’articolo 20 del decreto legislativo 6 febbraio 2020, n. 4 concernente “Disposizioni integrative e correttive del decreto legislativo 2 gennaio 2018, n. 1, recante Codice della protezione civile”.

A tal fine, le Organizzazioni di Volontariato iscritte negli elenchi territoriali, devono inviare la richiesta dei propri fabbisogni, per l’articolo 40 del Codice, secondo modalità previste da ciascuna, alle Regioni e Province Autonome di afferenza, che potranno provvedere al trasferimento dell’eventuale anticipo a valere sulle risorse emergenziali, nel limite proporzionale delle risorse già trasferite per l'evento emergenziale dal Dipartimento alle Regioni e Province Autonome.

Le Organizzazioni di Volontariato iscritte nell’elenco centrale, dovranno invece trasmettere al Dipartimento la ricognizione delle spese già sostenute, in relazione della quale potrà essere disposto un primo trasferimento in via di anticipazione.

Successivamente alla presentazione delle richieste di rimborso previste dell’art. 40, a fronte della rendicontazione delle spese sostenute e documentate, gli anticipi ricevuti dalle Organizzazione di Volontariato, saranno detratti dal saldo degli importi effettivamente riconosciuti. 

Il Dipartimento della Protezione Civile, effettuate le verifiche ed i controlli previsti dalle vigenti disposizioni, provvederà nel più breve tempo possibile alla liquidazione delle somme a favore di soggetti richiedenti o beneficiari, secondo la differenziazione sopra illustrata.

Le domande di rimborso già istruite dalle Regioni e Province Autonome e per le quali sia già stata inviata al Dipartimento richiesta di accredito dei fondi relativi, saranno considerate secondo il consueto iter, al fine del rispetto dei termini del procedimento.

Sono fatte salve le competenze delle Province Autonome di Trento e Bolzano secondo i relativi i rispettivi Statuti e le relative norme di attuazione.

IL CAPO DEL DIPARTIMENTO COORDINATORE DEGLI INTERVENTI 
ex OCDPC N. 630/2020
Angelo Borrelli

IL DIRETTORE DELL’UFFICIO VOLONTARIATO E RISORSE DEL SERVIZIO NAZIONALE
Pasquale Izzo

IL DIRETTORE OPERATIVO PER IL COORDINAMENTO DELLE EMERGENZE
​​​​​​​Luigi D’Angelo