Circolare del Capo del Dipartimento dell'8 febbraio 2026 - Emergenza Alluvione Regione Toscana, OCDPC n. 1037 del 5 novembre 2023. Avvio procedura di rendicontazione e rimborso delle spese sostenute

Si fa riferimento all’emergenza di cui all’oggetto, a fronte della quale, come è noto, la Commissione europea - con la decisione di esecuzione C(2024) 9255 final del 18 dicembre 2024 - ha concesso all’Italia un contributo a valere sul Fondo di Solidarietà dell’Unione Europea, pari ad  euro 67.811.826,00 volto a finanziare operazioni essenziali di emergenza e recupero.

A tale riguardo, si forniscono di seguito una serie di indicazioni operative volte ad avviare la fase di rendicontazione delle spese relative all’emergenza di cui trattasi.

In via preliminare si precisa che, ai sensi dell’art. 3, comma 2 del Regolamento (CE) n. 2012/2002 e ss.mm.ii., che istituisce il Fondo sopra indicato, sono ammissibili le spese di seguito indicate:

a) ripristino della funzionalità delle infrastrutture e degli impianti nei settori dell’energia, dell’acqua, delle acque reflue, delle telecomunicazioni, dei trasporti, della sanità e dell’istruzione;

b) realizzazione di misure provvisorie di alloggio e finanziamento dei servizi di soccorso destinati a soddisfare le necessità della popolazione colpita;

c) messa in sicurezza delle infrastrutture di prevenzione; misure di protezione del patrimonio culturale;

d) ripulitura delle zone danneggiate, comprese le zone naturali, in linea, se del caso, con approcci eco-compatibili e ripristino immediato delle zone naturali colpite al fine di evitare gli effetti immediati legati all’erosione del suolo;

Codesta Regione con la nota prot. 592516 del 13 novembre 2024 ha richiesto la copertura finanziaria per le operazioni di emergenza e di recupero esclusivamente riferite alle lettere a), b) e d) dell’art. 3 del Regolamento citato, confluite nella ripartizione ex Decisione C(2024) 9255 final.

Con successiva nota prot. 814900 del 16 ottobre 2025 è stata richiesta una modifica alla ripartizione del contributo assegnato, comprendente anche le spese di cui alla lettera c).

Pertanto, in particolare, si rappresenta che potranno essere rendicontate le spese aventi le caratteristiche di seguito elencate:

• spese riconducibili alle quattro voci previste dall’art. 3 del Regolamento (CE) n. 2012/2002 sopra richiamate;
• spese sostenute all’interno del periodo di ammissibilità (ossia, a partire dal 29 ottobre 2023 e sino alla scadenza dei 18 mesi dall’erogazione del contributo, ossia il 24 giugno 2026);
• spese che presentino uno stretto nesso di causalità con l’evento emergenziale in atto.

Si precisa, inoltre che:

1. dovrà essere fornita espressa assicurazione in ordine alla circostanza che le spese rendicontate non siano già state oggetto di rimborso attraverso altri strumenti di finanziamento dell’Unione europea (divieto del “doppio finanziamento”), con particolare riguardo alla misura recentemente inserita nella revisione del PNRR;
2. dovrà essere garantita adeguata pubblicità e visibilità del contributo dell'UE alle operazioni di emergenza e recupero, mediante la diffusione ai cittadini delle informazioni pertinenti con apposita cartellonistica o altro strumento idoneo;
3. dovrà essere assicurato il rispetto della normativa europea in materia di appalti pubblici, prevedendo che le specifiche tecniche dei bandi di gara facciano riferimento non solo a norme nazionali, bensì anche a norme equivalenti, in ossequio a quanto disposto dall'articolo 23, paragrafo 2, della direttiva 2004/18/CE, richiamando, se applicate, le disposizioni derogatorie autorizzate con le Ordinanze di protezione civile adottate ai sensi dell’art. 25 del Codice della protezione civile (D. Lgs. n. 1/2018) che, come è noto, riguardano unicamente misure di semplificazione ed accelerazione e rispettano i principi della normativa unionale di settore;
4. dovrà essere assicurato il rispetto della normativa europea in materia ambientale. A tale riguardo dovrà essere prodotta una dichiarazione dell’organo di controllo che illustri che le operazioni attuate si sono svolte in conformità alla stessa, richiamando, se applicate, le disposizioni derogatorie autorizzate con le Ordinanze di protezione civile adottate ai sensi dell’art. 25 del Codice della protezione civile (D. Lgs. n. 1/2018) che, anche in tal caso, riguardano unicamente misure di semplificazione ed accelerazione e rispettano i principi della normativa unionale di settore;
5. dovrà essere attestato il non utilizzo di specifiche tecniche discriminatorie che limitino o impediscano pari accesso a tutti i potenziali offerenti o che comportino la creazione di ostacoli ingiustificati all'apertura degli appalti pubblici alla concorrenza;
6. con specifico riguardo alle procedure di appalto pubblico di emergenza, dovrà essere garantito che i soggetti coinvolti nei vari procedimenti non ricoprano contestualmente ruoli differenti, tali da generare un potenziale conflitto di interessi percepito o effettivo.

Si rammenta, infine, che:

7. l’imposta sul valore aggiunto (IVA) costituisce una spesa ammissibile solo laddove non sia recuperabile a norma della legislazione nazionale sull’IVA (vale a dire se il beneficiario effettivamente deve pagare l'IVA); in tal caso, potrà essere riportata con separata evidenza nei modelli di rendicontazione;
8. per il buon esito del processo di rendicontazione è di fondamentale importanza strutturare sin dalle prime fasi un data base nel quale confluiscano in modo sistematico le informazioni relative alle operazioni svolte e finanziate dal FSUE, i riferimenti per il tracciamento dei pagamenti, i programmi realizzati con i rispettivi codici di progetto e di intervento, le singole procedure di affidamento con indicazione del tipo di appalto (lavori, servizi o forniture) e del tipo di aggiudicazione, della stazione appaltante e dell’operatore economico contraente, dell'importo aggiudicato, unitamente ai giustificativi contabili delle spese dichiarate e di ogni altra informazione pertinente. Tale previsione mira ad assicurare il più agevole e tempestivo riscontro in sede di espletamento delle diverse fasi di controllo ed audit, nazionali e comunitari.

Tutta la documentazione dovrà quindi essere fatta oggetto di consolidamento e conservazione anche in formato pdf (incluse le versioni elettroniche di documenti originali o di documenti esistenti solo in versione elettronica), al fine di renderne possibile l’esibizione in qualsiasi momento su richiesta degli organi di controllo nazionali e/o comunitari, nell’ambito delle specifiche procedure previste per l’impiego di fondi emergenziali.

L’obbligo di conservazione nelle forme indicate grava sia su codesto Commissario che sui Soggetti Attuatori degli interventi, ciascuno per quanto di competenza.

A tale riguardo, ai fini dell’immediata tracciabilità, su tutta la documentazione di spesa (fatture, mandati di pagamento, etc.) dovrà essere riportata la dicitura “Emergenza alluvione Toscana 2023 – FSUE”, da cui risulterà che la stessa è stata oggetto di rendicontazione a valere sul predetto Fondo.

Una volta completati gli interventi e organizzata la relativa documentazione si potrà procedere alle operazioni tecniche di rendicontazione da effettuarsi mediante la compilazione integrale della modulistica allegata alla presente (All. 1), resa disponibile in formato Excel editabile, unitamente alle Linee guida per la compilazione (All. 2), sul sito internet www.protezionecivile.gov.it. 

La modulistica, debitamente compilata in ogni sua parte dall’Ente/Amministrazione che ha direttamente sostenuto la spesa, dovrà quindi essere trasmessa, assieme alla documentazione di riferimento, alla Struttura Commissariale per i riscontri di competenza.

All’esito delle verifiche di completezza della documentazione giustificativa, accertata la conformità al quadro normativo comunitario e nazionale (controlli amministrativo-contabili, finanziari e qualitativi), la Struttura di codesto Commissario provvederà quindi a trasmettere le schede di cui all’allegato 1, esclusivamente in formato editabile (xls/xlsx), all’indirizzo di posta elettronica rimborsi.dpc@protezionecivile.it al fine di consentire al Dipartimento di svolgere le verifiche dettagliate nelle Linee guida di cui all’allegato 2.

Successivamente alla comunicazione dell’esito positivo di tali operazioni, la Struttura commissariale provvederà infine all’inoltro via PEC delle schede allo scrivente Dipartimento, unitamente ad una nota riepilogativa recante l’elenco degli Enti/Amministrazioni cui si riferiscono le schede inviate, l’importo di ciascuna ed il totale rendicontato, nonché l’attestazione che le prestazioni sono state autorizzate ed effettivamente rese in relazione al contesto emergenziale in parola e che le stesse non risultano rendicontate mediante le altre procedure previste.

Nello specifico, la suddetta nota e le schede dovranno essere inviate in formato pdf all’indirizzo di posta elettronica certificata dello scrivente Dipartimento - protezionecivile@pec.governo.it - mentre i file in formato Excel delle tabelle, accompagnati da una copia della nota trasmessa via PEC, dovranno essere trasmessi all’indirizzo di posta elettronica ordinaria sopra indicata. Al medesimo indirizzo potranno essere inoltrate richieste di chiarimento e/o eventuali quesiti specifici in tema di rendicontazione della spesa.

Ciò posto, nell’ottica di garantire la migliore organizzazione possibile dell’intera procedura, si ritiene necessario che la Struttura di codesto Commissario provveda - quanto prima - all’individuazione di un referente unico, responsabile del processo di rendicontazione nel suo complesso, che dovrà essere tempestivamente comunicato allo scrivente Dipartimento.

Si invita, pertanto, codesta Struttura ad informare e condividere la presente nota con gli altri Enti/Amministrazioni che hanno sostenuto oneri per il superamento della situazione emergenziale, al fine di dare seguito agli adempimenti di rispettiva competenza.

Si ringrazia per la collaborazione.

IL CAPO DIPARTIMENTO
Fabio Ciciliano